INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
RESA AI SENSI DELL’ARTICOLO 13 DEL REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/2016
Premesse
La presente informativa è redatta ai sensi dell’art. 13 dlgs 196 del 30 giugno 2003 e dell’art. 13 gdpr (regolamento ue 2016/679) in materia di protezione delle persone fisiche relativamente al trattamento dei dati personali.
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali relativi agli utenti è l’associazione di promozione sociale Yoda APS (di seguito denominata Yoda APS), con sede in Bologna (Italia), Via della Salita 31, e-mail info@gruppoyoda.org, C.F 91161380372.
I dati personali sono le informazioni riguardanti una persona fisica identificata o identificabile (“interessato”).
Yoda APS tratta i dati personali per dare attuazione al proposito per il quale sono stati raccolti o perché la legge lo impone in alcuni casi.
Yoda APS ha predisposto misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali degli utenti.
Il “trattamento” consiste in operazioni compiute con strumenti informatici o su supporti cartacei per raccogliere, organizzare e conservare i dati personali.
Nel trattamento dei dati personali Yoda APS si avvale di alcuni “responsabili del trattamento” e da alcuni “soggetti interni autorizzati”.
Utenti minorenni – Ove il soggetto che conferisce i dati abbia un’età inferiore ai 18 anni, tale trattamento è lecito soltanto se e nella misura in cui, tale consenso è prestato o autorizzato dal titolare della responsabilità genitoriale per il quale sono acquisiti i dati identificativi e copia dei documenti di riconoscimento.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è necessario per dare attuazione al contratto sociale e per informare i soci sulle attività di Yoda APS.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
L’eventuale rifiuto di rispondere, al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati, comporta per il titolare l’oggettiva impossibilità di adempiere agli obblighi legali o sociali previsti nonché di gestire correttamente le reciproche relazioni sociali e/o gli adempimenti amministrativi e contabili necessari.
Per quanto tempo li trattiamo?
I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto sociale.
Il trattamento può avere una durata ulteriore: 10 anni. Saranno conservati per dieci anni i dati personali per necessità di prova e documentazione a fini fiscali/tributari e contabili.
In ogni caso i dati inseriti nel libro soci saranno conservati per un periodo di tempo illimitato.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è necessario per dare attuazione all’attività di volontariato e per informare i volontari sulle attività di Yoda APS.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
L’eventuale rifiuto di rispondere, al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati, comporta per il titolare l’oggettiva impossibilità di adempiere agli obblighi legali o sociali previsti nonché di gestire correttamente le reciproche relazioni sociali e/o gli adempimenti amministrativi e contabili necessari.
Per quanto tempo li trattiamo?
I dati verranno trattati per tutta la durata del rapporto di volontariato.
Il trattamento può avere una durata ulteriore: 10 anni. Saranno conservati per dieci anni i dati personali per necessità di prova e documentazione a fini fiscali/tributari e contabili.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati di contatto
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è fondato sul consenso dell’interessato. L’interessato può iscriversi al servizio newsletter per essere aggiornato sulle attività del titolare del trattamento;
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati è facoltativo ma il mancato conferimento impedisce l’iscrizione alla newsletter.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto;
- Dati inerenti lo stato di salute;
- Immagine personale.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento dei dati anagrafici, di contatto e fiscali consente la partecipazione ai progetti di mobilità giovanile di Yoda APS ed è fondato sulla necessità di:
- gestire le iscrizioni;
- raccogliere ulteriori dati necessari per la partecipazione;
- promuovere i progetti e le iniziative di Yoda APS;
- invio (posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) di comunicazioni legate alle attività e alle iniziative di Yoda APS;
- ottemperare agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria ed internazionale (in particolare in materia contabile, fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica).
Il trattamento dei dati inerenti lo stato di salute è fondato sul consenso espresso dall’interessato e consente la corretta gestione di eventuali situazioni di emergenza durante i progetti di mobilità giovanile.
Il trattamento dell’immagine personale è fondato sul consenso espresso dall’interessato. Il trattamento consente di documentare e promuovere le attività e le iniziative di Yoda APS.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati anagrafici, di contatto e inerenti lo stato di salute è necessario alla corretta gestione e al corretto svolgimento dei campi estivi. Il mancato conferimento dei dati personali comporta l’impossibilità di partecipare ai progetti di mobilità giovanile di Yoda APS.
Il conferimento dell’immagine personale (immagini, video interviste, riprese durante le attività) è facoltativo e il mancato conferimento non comporta alcuna conseguenza sul servizio reso all’interessato.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici
- Dati di contatto
- Immagine personale
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento dei dati anagrafici e di contatto consente la partecipazione agli eventi (seminari, convegni, incontri, laboratori, ecc.) organizzati da Yoda APS ed è fondato sulla necessità di:
- gestire le iscrizioni all’evento al quale si richiede di partecipare;
- raccogliere ulteriori dati necessari per la partecipazione;
- promuovere i progetti e le iniziative di Yoda APS;
- inviare (via posta elettronica, newsletter o numero di cellulare o altri mezzi informatici) comunicazioni legate all’attività e alle iniziative di Yoda APS.
- ottemperare agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria ed internazionale (in particolare in materia contabile, fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica).
Il trattamento dell’immagine personale è fondato sul consenso espresso dall’interessato. Il trattamento consente di documentare e promuovere le attività e le iniziative di Yoda APS.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati anagrafici e di contatto è necessario alla corretta gestione del seminario/convegno/evento. Il mancato conferimento dei dati personali comporta l’impossibilità di partecipare al seminario/convegno/evento di Yoda APS.
Il conferimento dell’immagine personale (immagini, video interviste, riprese durante le attività) è facoltativo e il mancato conferimento non comporta alcuna conseguenza sul servizio reso all’interessato.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è fondato sul consenso dell’interessato. L’interessato può richiedere informazioni attraverso il modulo di contatto sul sito di Yoda APS.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati è facoltativo ma il mancato conferimento impedisce l’invio delle richieste di informazioni.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è necessario per dare attuazione all’accordo di collaborazione relativo al progetto di Yoda APS al quale si decide di collaborare.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
L’eventuale rifiuto di rispondere, al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati, comporta per il titolare l’oggettiva impossibilità di adempiere agli obblighi legali o sociali previsti nonché di gestire correttamente gli adempimenti amministrativi e logistici relativi all’accordo di collaborazione.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è fondato sul consenso dell’interessato. L’interessato partecipa a un sondaggio attraverso un modulo online.
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati è facoltativo ma il mancato conferimento impedisce la partecipazione al sondaggio.
Quali dati personali trattiamo?
- Dati anagrafici;
- Dati di contatto.
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
Il trattamento è necessario per:
- dare seguito alla fase di selezione per la posizione aperta per la quale si è presentata la propria candidatura;
- stilare l’eventuale documentazione relativa alla stipula dell’accordo di collaborazione (lettera di incarico, contratto, …);
- gestire il rapporto di collaborazione (comunicazioni, incontri operativi ,…)
- ottemperare agli obblighi previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria ed internazionale (in particolare in materia contabile, fiscale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica).
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
L’eventuale rifiuto di rispondere, al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati, comporta per il titolare l’oggettiva impossibilità di adempiere agli obblighi legali o sociali previsti nonché di gestire correttamente gli adempimenti amministrativi e logistici relativi alla candidatura presentata.
Quali dati personali trattiamo?
- Immagini fotografiche
- Registrazioni audio e video
Perché li trattiamo (finalità e base giuridica)?
I dati raccolti saranno trattati per documentare e promuovere i progetti e le iniziative istituzionali di Yoda APS. I dati potranno essere diffusi sui canali di comunicazione dell’associazione Yoda APS (a titolo esemplificativo ma non esaustivo, sito internet, Facebook, Twitter, Youtube). L’uso dei dati raccolti non dà diritto ad alcun compenso. È in ogni caso esclusa, ai sensi del citato articolo e ai sensi dell’art. 10 del Codice Civile, qualunque utilizzazione delle Immagini che possa arrecare pregiudizio all’onore, alla reputazione o al decoro della persona ritratta, ripresa o registrata. Per la base giuridica del trattamento si rinvia all’art. 6, comma1, lett. e), del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).
Cosa succede se non possiamo trattare i dati?
Il conferimento dei dati è facoltativo.
Per quanto tempo li trattiamo?
L’immagine dell’interessato verrà conservata per un periodo di 10 anni ad esclusione del materiale promozionale stampato e diffuso durante il trattamento. Il materiale audio e video che verrà utilizzato per la documentazione e la promozione delle attività di Yoda APS sarà conservato per un tempo illimitato.
Con quali modalità vengono trattati i dati personali?
Il trattamento dei Vostri dati potrà essere effettuato mediante strumenti sia informatici che manuali, nella osservanza di tutte le misure tecniche e organizzative predisposte dal Titolare del trattamento per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
Chi tratta i dati personali?
I dati personali sono trattati dai soggetti interni autorizzati al trattamento appositamente formati, che saranno comunque tenuti al segreto professionale ed alla massima riservatezza sugli stessi.
I dati personali sono trattati da società che curano l’aggiornamento e manutenzione del sito web, o che forniscono altri servizi al Titolare del trattamento, formalmente designati responsabili del trattamento dei dati personali e vincolati al rispetto di misure tecniche e organizzative di sicurezza che garantiscono la protezione dei dati personali degli interessati.
I dati potranno essere comunicati a eventuali partner di progetto ai fini dell’organizzazione e realizzazione dell’attività alla quale si prende parte. I dati potranno essere comunicati ai soggetti deputati allo svolgimento di attività a cui Yoda APS è tenuta in base ad obbligo di legge (commercialista, assicuratore, sistemista, ecc.) e a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale (formatori, enti locali, ditte che curano la manutenzione informatica, società organizzatrici dei corsi, ecc.).
Chi tratta i dati personali in caso di webinar?
Zoom raccoglie alcuni metadati per migliorare il proprio servizio, come l’indirizzo IP di un utente e i dettagli del sistema operativo e del dispositivo, la posizione approssimativa, le date di accesso alle riunioni e la loro durata. Queste informazioni consentono a Zoom di individuare i singoli utenti. Maggiori informazioni sul trattamento di dati personali effettuato da Zoom possono essere raggiunte alla seguente pagina: https://zoom.us/privacy.
Il fornitore del servizio è Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600 San Jose, CA 95113 1.888.799.9666, privacy@zoom.us.
L’utilizzo di Zoom comporta il trasferimento dei dati al di fuori dell’Unione Europea. Il trattamento è effettuato da Zoom Video Communications Inc, società con sede legale negli Stati Uniti d’America.
In alcuni casi, Zoom trasferirà i dati personali dall’UE in conformità con le clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea, una cui copia può essere ottenuta all’indirizzo https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?Uri=celex% 3A32010D0087.
Google Meet protegge la tua privacy consentendoti di mantenere il controllo, gestendo e sviluppando continuamente le funzionalità di sicurezza e rispettando le normative sulla protezione dei dati e altri standard di settore in modo che tu possa trarre beneficio da Google Meet. Il loro team dedicato alla privacy partecipa a ogni lancio di prodotto, esaminando la documentazione di progettazione ed eseguendo revisioni del codice per garantire il rispetto dei requisiti di privacy.
- Controllo sui tuoi dati: Meet rispetta gli stessi rigorosi impegni per la privacy e include le stesse protezioni per i dati di tutti gli altri servizi aziendali di Google Cloud. Ulteriori informazioni
- Google Cloud (mediante il quale Meet viene reso disponibile) non usa i dati dei clienti per fini pubblicitari. Google Cloud non vende i dati dei clienti a terze parti.
- I dati dei clienti sono criptati in transito e le registrazioni di Meet archiviate su Google Drive vengono criptate a riposo per impostazione predefinita.
- Meet non include funzionalità o software che tracciano il livello di attenzione degli utenti.
- Conformità: i loro prodotti, incluso Meet, vengono regolarmente sottoposti a verifiche indipendenti in relazione a controlli di sicurezza, privacy e conformità. Ricevono inoltre certificati, attestazioni di conformità o relazioni di revisione relativi agli standard implementati in tutto il mondo. L’elenco globale di certificati e attestazioni è disponibile qui.
- Trasparenza: seguono una rigida procedura per rispondere a qualsiasi richiesta di dati dei clienti da parte dei governi e divulgano informazioni sul numero e sul tipo di richieste ricevute dai governi tramite il nostro Rapporto sulla trasparenza di Google. Ulteriori informazioni
Chi potrà conoscere i dati personali?
I Vostri dati, laddove indicato, saranno comunicati solo ad eventuali partner di YODA APS ai fini della realizzazione delle attività e delle iniziative previste dallo statuto e dalla normativa di riferimento. In ogni caso non saranno divulgati o comunicati a terzi senza il consenso dell’interessato.
Le immagini, le riprese video e le riprese audio saranno oggetto di diffusione, previo consenso, per scopi promozionali e di documentazione.
In caso di partecipazione a progetti che includano attività in paesi extra UE, i dati potranno essere trasferiti ai partner con sede extra Ue che hanno sottoscritto accordi diretti ad assicurare un livello di protezione adeguato dei dati personali, o comunque previa verifica che il destinatario garantisca adeguate misure di protezione. Ove necessario o opportuno, i soggetti cui vengono trasmessi i dati per lo svolgimento di attività per conto di Yoda APS saranno nominati responsabili (esterni) del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Per quanto tempo trattiamo i dati?
I dati personali sono trattati e conservati coerentemente ai consensi forniti dall’utente e per il tempo richiesto dalle finalità per le quali sono stati raccolti.
Fatti salvi gli eventuali obblighi di legge, i dati verranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali sono stati raccolti o successivamente trattati: a tal proposito si specifica che YODA APS conserverà e tratterà i dati dell’interessato per un periodo di tempo pari a 10 (dieci) anni dall’ultimo consenso al trattamento ottenuto.
I dati verranno conservati per un periodo ulteriore esclusivamente per la tutela dei diritti di YODA APS.
Al termine del periodo di conservazione, o in caso di revoca del consenso al trattamento o di richiesta di cancellazione, i dati personali saranno cancellati. In tali casi il diritto di accesso, cancellazione, rettificazione ed il diritto alla portabilità dei dati non potranno più essere esercitati.
Quali sono i miei diritti riguardo alla privacy e a chi devo rivolgermi?
L’interessato, ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR 2016/679), ha diritto di richiedere YODA APS:
- l’accesso ai dati personali (ricevendo gratuitamente le informazioni in merito ai dati personali detenuti dal Titolare, nonché ottenerne copia in formato accessibile);
- la rettifica dei dati (può richiedere la correzione di dati non corretti o imprecisi, anche divenuti tali in quanto non aggiornati);
- la limitazione del trattamento (i dati verranno conservati con modalità tali da poter essere eventualmente ripristinati, ma, nel mentre, risultano non consultabili dal Titolare se non in relazione alla validità della richiesta di limitazione);
- l’opposizione al trattamento per motivi legittimi;
- la revoca del consenso, da effettuarsi in qualsiasi momento, con la consequenziale cessazione del trattamento;
- la cancellazione dei dati (diritto all’oblio);
- la portabilità dei dati: su esplicita richiesta dell’interessato e compatibilmente con gli standard tecnologici e informatici richiesti e quelli adottati da YODA APS, i dati saranno trasmessi al soggetto indicato dall’interessato medesimo in un formato che renda agevole la loro consultazione ed il loro utilizzo.
Resta in ogni caso salvo il diritto di poter proporre reclamo all’autorità di controllo della privacy.
È possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento tramite l’invio di una e-mail a info@gruppoyoda.org contenente le informazioni necessarie a individuare correttamente l’identità dell’interessato e la tipologia dei dati per i quali revoca il consenso al trattamento. L’interessato può revocare il proprio consenso per tutti i dati forniti, o per quelli definiti necessari, o per quelli facoltativi. La revoca del consenso per tutti i dati o anche soltanto per i soli dati necessari implica non poter più prendere parte alle attività di YODA APS per cui i dati erano stati raccolti. Nel caso in cui l’interessato invii una richiesta generica di revoca del consenso al trattamento dei dati, YODA APS provvederà ad applicare la revoca a ogni tipologia di dato.
Per richiedere la rettifica, la limitazione, opporsi ad un trattamento, la cancellazione dei dati, la portabilità inviare un’e-mail all’indirizzo info@gruppoyoda.org.
Aggiornamenti all’Informativa sulla privacy
YODA APS si riserva di aggiornare la presente Informativa sulla privacy in relazione ai cambiamenti apportati a seguito dell’evoluzione tecnologica e normativa. Per conoscere quando l’Informativa sulla privacy è stata modificata l’ultima volta fare riferimento alla data indicata nell’intestazione in basso a destra.
Le eventuali modifiche saranno valide quando la nuova versione dell’Informativa sulla privacy verrà pubblicata.
VERSIONE 2 MAGGIO 2022